Implementación de HubSpot: Expectativa vs. Realidad | Vende Más

Se han decidido por HubSpot, ¿y ahora qué?

¡Felicitaciones! Luego de mucho trabajo de investigación comparación de herramientas y demostraciones internas, por fin has conseguido aprobación para la compra de HubSpot. ¿Y ahora qué? Ahora todos, principalmente tú, esperan ver que la elección valió la pena y que realmente HubSpot ayudará a hacer más eficientes los procesos y mejorar el ROI de la compañía.

Te invitamos a respirar profundo y con alivio, puedes estar tranquilo porque HubSpot es una plataforma súper potente compuesta por:

• CRM: guarda y gestiona toda la información de los contactos
• Ventas: ayuda a los gerentes a capacitar a los vendedores y a los comerciales a liberar su tiempo de las tareas administrativas y dedicarlo a conectar con sus clientes y clientes potenciales
• Marketing: automatiza los procesos de generación de leads y nutrición de contactos
• Servicio: asegura que los clientes siempre estén satisfechos
• CMS: gestiona el contenido del sitio web, obtén todas las métricas y mejores prácticas de posicionamiento 
• Operaciones: sincroniza diferentes fuentes de información, limpia los datos del CRM y automatiza procesos.
• Marketplace: integra más de 1000 herramientas a HubSpot y accede a los recursos disponibles como plantillas de correos electrónicos, landing pages y más.

Crédito de la foto: Palmer Houchins

Respira con alivio nuevamente porque al escoger HubSpot tienes: 

• El mejor equipo de soporte, disponible todos los días, las 24 horas. 
• Una base de conocimiento exclusiva para resolver cualquier inquietud sobre cómo usar la plataforma
• Una comunidad de usuarios HubSpot para plantear dudas y compartir experiencias de uso. 
• Uno de los recursos más importantes de HubSpot, su comunidad de partners certificados.

“I” de Implementación, “O” de Onboarding

Es necesario reconocer que las implementaciones y adopciones de nueva tecnología son un desafío, demandan tiempo, experiencia y recursos para ser exitosas. De hecho, el mismísimo HubSpot pasó de un modelo de onboarding estándar para todos sus usuarios, a uno basado en objetivos, que les funcionó para mejorar la adopción por parte de los usuarios y luego se convirtió en una certificación para sus partners para que seamos capaces de replicar este exitoso modelo. 

Al abordar una implementación e incorporación (onboarding) basada en objetivos, nos aseguramos de tomar las prioridades de nuestros clientes como propias, definir metas a corto plazo, y obtener resultados satisfactorios para todas las partes involucradas.

Dimensionar complejidades

La simpleza o complejidad de la implementación y onboarding dependerán muchísimo de la estructura de la empresa, sus procedimientos, la alineación de los equipos involucrados, las herramientas a integrar, por sólo nombrar algunas variables.  

Te recomendamos que te hagas las siguientes preguntas que pueden ayudarte a enmarcar/dimensionar la complejidad de la implementación y onboarding de HubSpot en tu empresa:

• ¿Quién usará HubSpot en tu empresa? 
• ¿Cuál es el rol de los usuarios?
• ¿De cuántas fuentes de datos necesitas migrar información?
• ¿Están ya definidos los equipos y los permisos de acceso, visualización y uso a HubSpot a ser otorgados?
• ¿Cuál es el proceso de trasladar un cliente potencial al equipo de ventas?
• ¿Cómo es tu proceso de postventa?
• ¿Sistemas actuales implementados?
• ¿Qué métricas se evaluarán para decidir si la inversión mereció la pena o no?
• ¿Todos los directivos están alineados en las métricas que se evaluarán?
• ¿En cuáles herramientas se apoyan actualmente?
• ¿Qué procesos quieres automatizar?
• ¿Qué tiempos manejan para la implementación, onboarding y obtención de resultados?

Expectativa vs. Realidad, y cómo solucionar esta brecha

Vale, ya lo pensaste y crees tenerlo claro. Seguramente tienes muchas expectativas y estás ansios@ por ver los resultados,  esto es común y siempre existen expectativas previas a la implementación, aquí te contamos algunas de ellas y qué es lo que puedes esperar.

Expectativa 1: Yo puedo, no necesito apoyo.

Realidad: Esto dependerá mucho de la complejidad de implementación que enfrentes. 

Cómo solucionarlo: El mejor consejo que podemos darte aquí, es que seas sincer@ contigo mismo. Hay algunas variables que complejizan la implementación, por ejemplo: cantidad de Hubs que implementes, cantidad de usuarios que tengas que sumar a la plataforma, filtrar el acceso de estos usuarios en base a aquellos que tendrán visualización de todo, o visualización personalizada, reportes que debas configurar, aplicaciones que debas integrar, y la lista continúa.

¿Tienes realmente el tiempo disponible, y conocimiento para hacerlo tú mismo? Si la respuesta es sí, adelante, si no tienes un ecosistema de partners certificados en los que apoyarte, e incluso puedes apoyarte en el mismo HubSpot.

Expectativa 2: El software por sí mismo me dará los resultados esperados.

Realidad: Cada tecnología tiene su curva de aprendizaje. 

Cómo solucionarlo: Busca ayuda en los partners, o el mismo HubSpot, quienes dedicamos nuestro día a día a realizar implementaciones con distintos grados de complejidad. 

Recuerda plantear objetivos claros, no más de 3 para comenzar, que sean realistas y que te permitan mostrar resultados en poco tiempo.

Una buena manera de alinear los objetivos con el implementador o partner que colaborará en el onboarding, o con tu propio equipo, es utilizando la herramienta de Proyectos dentro de HubSpot. Esto servirá como un mapa para llegar al resultado esperado.

Puedes seguir el modelo SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely) para plantear los objetivos:

• Específico: Tu objetivo debe ser inequívoco y comunicar lo que se espera, por qué es importante, quién está involucrado, dónde va a suceder y cuáles restricciones existen para alcanzarlo.
• Mensurable: Tu objetivo debe tener criterios concretos para medir el progreso y alcanzar la meta.
• Alcanzable: Tu objetivo debe ser realista y posible para que tu equipo lo alcance.
• Pertinente: Tu objetivo debería importarle a tu negocio y estar alineado a una iniciativa central.
• Oportuno: Deberías tener una fecha esperada en la que lo harás alcanzar la meta.

Expectativa 3: Todos los miembros verán lo genial que es HubSpot y empezarán a utilizarlo inmediatamente.

Realidad: Tus compañeros de trabajo están sumergidos en las actividades diarias y lo último que quieren hacer es aprender una nueva tecnología. Además, algunos de ellos pueden llegar a pensar que sus puestos de trabajo están en riesgo.

Cómo solucionarlo: Muestrales valor y dales herramientas para moverse dentro de la plataforma, también utilizando la metodología de objetivos SMART. Ayúdales a entender que se busca optimizar su tiempo para dedicarlo a lo que realmente importa, sus clientes. Involucralos, hazlos partícipes en la implementación e invítalos a dar feedback y proponer ideas.

Para empoderarlos en el uso de la plataforma puedes apoyarte en capacitaciones brindadas por tu agencia partner escogida o por HubSpot Academy, en donde encontrarás cientos de cursos de formación que van desde cursos rápidos hasta certificaciones completas.

Para mostrarles el valor que tiene para ellos averigua qué es lo que más necesitan: ¿liberar su tiempo de tareas administrativas, gestionar con datos, un reporte específico? Una vez que lo identifiques trabaja con tu aliado en la implementación para realizar pequeñas acciones que aseguren grandes cambios de gestión.

Expectativa 4: Ahora tendremos información para gestionar y nuestro negocio crecerá inmediatamente.

Realidad: Posiblemente esta implementación además de brindarte información, mejora de procesos y liberar tu tiempo de tareas manuales, te mostrará muchas áreas de mejora y cosas que han estado descuidando, que son elementales enmendar para un crecimiento.

Cómo solucionarlo: Empieza de a poco, priorizando los temas más importantes, asegurando que tienes un equipo, recursos y estrategia claras para solucionarlos. De seguro que ya tienes la información que tanto necesitabas. 

Expectativa 5: El CRM luego de la implementación va a andar sólo.

Realidad: El CRM es una herramienta súper potente, por tanto, necesita una persona aliada para poder guiarte en el camino de mejora continua, optimización de procesos y mejores prácticas.

Cómo solucionarlo: Puedes trabajar con un partner certificado, estar al tanto de las novedades de la comunidad HubSpot y/o formar a una persona de tu equipo que será la especialista en todo lo que refiere a gestión de los clientes y leads, además de la utilización de HubSpot.Ten en cuenta que HubSpot no busca que te adaptes a la plataforma, sino que su objetivo es que cada cliente personalice su experiencia hasta hacerla única. 

Estas expectativas y realidades fueron tomadas de casos prácticos de nuestros clientes, esperamos que te inviten a afrontar la implementación de HubSpot con la mentalidad y recursos adecuados. ¡Nuevamente, felicitaciones, y a disfrutar esta aventura que recién comienza!

Si necesitas ayuda, no dudes en contactarnos.

Artículo publicado originalmente en HubSpot Community en Español.

Publicado originalmente en Septiembre de 2021, actualizado en Marzo de 2023.