La factura sale de la sociedad equivocada
Una venta facturada desde una entidad del grupo que no le corresponde. Toca abonar, reemitir y dar explicaciones.
Integración Xero + HubSpot
Integración de Xero con HubSpot: ventas y finanzas, por fin con el mismo dato
Para empresas que venden desde HubSpot y facturan en Xero, en una o varias sociedades y en varias divisas. Diseñamos la integración para que cada presupuesto, factura y cobro llegue a la entidad correcta y vuelva a HubSpot con su número, su estado y su fecha.
HubSpot Platinum Partner. Optimiza Vende Más forma parte de Uspeh y ya hemos conectado 5 entidades de Xero a un mismo HubSpot.
El fuego operacional
Tener Xero y HubSpot conectados no significa que el proceso funcione
Estos son los síntomas que más vemos cuando la integración se queda a medias. Si te reconoces en dos o más, el problema no es la herramienta: es cómo viajan los datos.
Ventas no sabe si el cliente ha pagado
El estado de cobro vive en Xero y nadie lo ve en la ficha del negocio antes de llamar para renovar.
HubSpot no conoce el número de factura
Cada consulta del cliente acaba en un correo a finanzas porque el CRM no guarda ni el número ni el ID de Xero.
La factura llega a quien firmó, no a quien paga
El contacto del negocio no es el de cuentas a pagar, y la factura se queda en una bandeja que no la tramita.
Las divisas no cuadran
Un negocio en USD termina en una organización de Xero que solo trabaja en GBP, y el reporting mezcla importes.
El cierre de mes se hace en Excel
Dos sistemas, dos versiones de la verdad y horas de conciliación manual que nadie quiere hacer.
Para quién es
Pensada para equipos que venden con HubSpot y facturan con Xero
Empresas con filiales internacionales
Donde cada filial lleva su contabilidad en Xero y el equipo comercial trabaja en HubSpot desde la sede central.
Grupos con varias sociedades
Cada sociedad con su organización de Xero y un único HubSpot para todo el equipo comercial.
SaaS y servicios B2B que facturan en varias divisas
EUR, GBP, USD y clientes que pagan en su moneda local.
Equipos de RevOps cansados de conciliar
Que quieren ver presupuestos, facturas y cobros en el mismo dashboard que el pipeline.
App nativa vs. a medida
Qué cubre la app nativa de Xero en HubSpot y dónde se queda corta
HubSpot tiene su propia app gratuita, Xero by HubSpot (Data Sync). Para un caso sencillo, es un buen punto de partida. Así se compara con una integración diseñada para tu operativa:
| Qué necesitas | App nativa | Integración a medida |
|---|---|---|
| Coste y puesta en marcha | Gratuita, se instala desde el Marketplace | Proyecto a medida que empieza con una auditoría |
| Objetos sincronizados | Contactos, productos, facturas y pagos | Lo anterior, más presupuestos, empresas, negocios y objetos personalizados |
| Presupuestos de Xero | No se sincronizan | Se crean desde HubSpot y vuelven con número y estado |
| Varias organizaciones de Xero | Sin soporte documentado; no importa impuestos en cuentas multi-tenant | Enrutamiento por divisa, sociedad, territorio o línea de producto |
| Divisas | Seis: USD, CAD, EUR, GBP, AUD y NZD | Las que tengas activas en cada organización de Xero |
| Cambios de Xero a HubSpot | Cada 30 minutos o con sincronización manual | Webhooks para facturas y contactos; sincronización programada para presupuestos |
| Quién recibe la factura | El contacto asociado a la factura | El contacto de cuentas a pagar, aunque no esté en el negocio |
| Cobros y comunicaciones | Pagos registrados después de conectar la app | Stripe → Xero → HubSpot, con recordatorios y emails post-pago |
| Reporting | Los datos sincronizados | Dashboards de cobro, días de cobro y saldo pendiente por entidad y segmento |
Fuente: documentación de HubSpot sobre la app Xero Data Sync, revisada en octubre de 2026. Las apps cambian, así que lo comprobamos de nuevo en cada auditoría.
Diagnóstico rápido: ¿te basta la app nativa?
Marca lo que aplica a tu empresa.
Probablemente te baste la app nativa.
Instálala desde el Marketplace de HubSpot. Si quieres, revisamos contigo la configuración para evitar errores de impuestos y contactos duplicados.
Solicita tu auditoría →Qué construimos
Tu integración Xero + HubSpot, de la base al combustible
Seguimos el mismo método con el que construimos máquinas de ingresos en HubSpot: primero ordenamos, después conectamos y, al final, automatizamos.
La base
Alinear y planificar
- Mapa de sociedades, divisas y flujos de facturación actuales.
- Reglas de enrutamiento: divisa del negocio, sociedad, territorio, unidad de negocio, línea de producto o tipo de contrato.
- Modelo de datos claro: Xero es la verdad contable y HubSpot, la verdad comercial y operativa.
El motor
Implementar y configurar
- Presupuestos y facturas en los dos sentidos: HubSpot los dispara y Xero devuelve número, ID, estado y fecha de sincronización.
- Lógica para encontrar el contacto de cuentas a pagar o el buzón de facturación.
- Multidivisa: la divisa del negocio viaja a la organización de Xero correcta.
- Webhooks de Xero con validación de firma, cola y reintentos.
El combustible
Automatizar y crecer
- Envío de facturas por el canal adecuado: desde Xero vía API o desde HubSpot, en una secuencia o un email de marketing.
- Estado de pago actualizado desde Stripe.
- Recordatorios de cobro y emails de agradecimiento después del pago.
- Dashboards: presupuestos, facturas emitidas, pagadas frente a pendientes, ingresos por entidad, días de cobro y saldo pendiente por segmento.
Cómo funciona
Así viaja un negocio de HubSpot a Xero, y de vuelta
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Negocio ganado en HubSpot
El equipo comercial no cambia de herramienta ni pide nada a finanzas.
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La regla elige entidad y divisa
Por ejemplo, un negocio en EUR va a la organización de Xero que factura en euros.
-
Se crea el presupuesto o la factura en Xero
Con sus líneas de producto, sus impuestos y el contacto correcto.
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Xero devuelve los datos a HubSpot
Número, ID, estado y fecha de sincronización quedan en el negocio, listos para reporting.
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La factura llega a cuentas a pagar
Desde Xero o desde HubSpot, según cómo quieras que se vea tu comunicación.
-
El cliente paga y todo se actualiza
Stripe registra el cobro, Xero marca la factura como pagada y HubSpot lanza el email de agradecimiento. Si no paga, salta el recordatorio.
Para tu equipo técnico
- Orquestación con plataformas de automatización, funciones serverless de HubSpot o acciones de código personalizado en workflows, según tu stack.
- Webhooks de Xero para facturas y contactos: validamos la firma HMAC-SHA256 de la cabecera
x-xero-signaturey respondemos en menos de 5 segundos. El payload es ligero, así que después se consulta el recurso completo. - Los presupuestos no tienen webhook, así que se sincronizan de forma programada.
- Dimensionamos el volumen frente a los límites de la API de Xero por organización y a su modelo de precios por niveles para desarrolladores, vigente desde 2026.
- Propiedades y asociaciones en HubSpot para guardar IDs externos y estados, preparadas para reporting.
Nuestra experiencia
No es teoría: ya lo hemos construido
5entidades de Xero conectadas a un único HubSpot
2sentidos de sincronización para presupuestos y facturas
1dato compartido por ventas y finanzas, sin Excel de por medio
- Enrutamiento automático de cada operación a la entidad de Xero correcta.
- Números, IDs y estados de presupuestos y facturas de vuelta en HubSpot.
- Envío de facturas vía API de Xero o como email de HubSpot.
- Detección del contacto de finanzas aunque no esté asociado al negocio.
- Divisa del negocio trasladada a la organización de Xero que la recibe.
- Estado de factura actualizado a partir de la actividad de Stripe.
Además, somos formadores oficiales de HubSpot Academy en español: lo que construimos, se lo explicamos a tu equipo.
Cómo trabajamos
Cuatro pasos, sin sorpresas
- 01
Auditoría de integración
Mapeamos tu CRM, tu facturación y tus sociedades.
- 02
Arquitectura
Te proponemos app nativa, híbrida o a medida, con su alcance.
- 03
Construcción y pruebas
En entornos de prueba de HubSpot y Xero antes de tocar producción.
- 04
Puesta en marcha
Formación a ventas y finanzas, documentación y mejora continua.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre Xero y HubSpot
¿HubSpot tiene integración nativa con Xero?
Sí. HubSpot ofrece la app gratuita «Xero by HubSpot (Data Sync)» en su Marketplace. Sincroniza contactos, productos, facturas y pagos, en un sentido o en los dos. Los presupuestos de Xero no se sincronizan, y los cambios hechos en Xero llegan a HubSpot cada 30 minutos o al lanzar una sincronización manual.
¿Puedo conectar varias organizaciones de Xero a un mismo HubSpot?
La app nativa no documenta el uso con varias organizaciones y advierte de que no importa impuestos en cuentas de Xero multi-tenant. Con una integración a medida, sí: hemos conectado cinco entidades de Xero a un único HubSpot, con reglas que deciden a qué organización va cada operación.
¿Se pueden sincronizar los presupuestos de Xero con HubSpot?
Con la app nativa, no. Con una integración a medida, sí: la API de presupuestos de Xero expone el número, el estado y la divisa de cada presupuesto, así que podemos crearlo desde HubSpot y devolver esos datos al negocio. Como Xero no emite webhooks de presupuestos, su estado se actualiza con sincronizaciones programadas.
¿Qué divisas admite la integración?
Según la documentación de HubSpot, la app nativa trabaja con seis divisas: USD, CAD, EUR, GBP, AUD y NZD. Si facturas en otras divisas, necesitas una integración a medida que lleve la divisa del negocio a la organización de Xero que la tenga activada.
¿Con qué herramientas se construye la integración?
Con la API de HubSpot y la Accounting API de Xero, orquestadas con plataformas de automatización o con código dentro de HubSpot (funciones serverless o acciones de código en workflows), según tu stack. Los datos clave de Xero, como IDs, números y estados, se guardan en propiedades de HubSpot listas para reporting.
¿Cuánto cuesta y cuánto se tarda?
Depende del número de entidades, divisas y flujos que quieras automatizar. Por eso empezamos con una auditoría de integración: mapeamos tu CRM, tu facturación y tus sociedades, y te proponemos la arquitectura adecuada (app nativa, híbrida o a medida) con su alcance y presupuesto.
¿Listo para apagar el fuego entre ventas y finanzas?
En la auditoría mapeamos tu CRM, tu facturación y tus sociedades, y te decimos qué arquitectura tiene sentido: app nativa, híbrida o a medida.
Solicita tu auditoría de integraciónSin compromiso, solo café y estrategia.