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Cómo puede un CRM ayudar a optimizar los procesos de venta de tu empresa

Conoce de qué manera puedes aplicar tus procesos comerciales en tu CRM y ayudarle a tu equipo de ventas a cerrar más oportunidades.


Las ventas se están volviendo más complejas en un mundo en constante evolución: la macroeconomía, las nuevas tendencias anti-influyentes, el comprador ultra informado, el comité de compras superpoblado y el uso de IA para sustituir la primera línea de consultas de los clientes son solo algunos ejemplos de factores que afectan a las ventas hoy. En este artículo te contaremos cómo puedes apoyarte en un CRM para simplificar las tareas administrativas del equipo comercial y empoderarlo a utilizar herramientas y datos para mejorar su desempeño y cerrar más negocios.

¿Qué puedes hacer para empoderar a tu equipo de ventas y alcanzar los objetivos?


La respuesta es más sencilla de lo que cabría esperar: consigue datos, muestra los números, corrige la ruta antes de que sea demasiado tarde. ¿Cómo haces esto? Usa un CRM que te permita trazar un mapa desde el momento que ingresa un visitante al sitio web hasta la respuesta en su encuesta de NPS post-venta. ¿Todo eso? Sí, porque un CRM es un tipo de base de datos donde puedes almacenar todos los datos de tus clientes y prospectos y hacer conexiones significativas utilizando estos datos para ayudarte a mejorar los procesos de tu empresa.

Integra los ciclos de venta de tu empresa en tu CRM


La venta es intensa, los vendedores están bajo estrés constante, con la necesidad de alcanzar la cuota. Esto puede causar un comportamiento errático debido a toda la adrenalina, lo mejor que puedes hacer es darles algo de estructura y empoderarlos, con entrenamiento y con una disminución del trabajo administrativo.

Veamos cómo tu equipo puede aprovechar las herramientas de CRM a lo largo de las etapas del ciclo de ventas, para mejorar su rendimiento y ayudarlos con las tareas administrativas:

  1. Prospección: Esto puede parecer una tarea abrumadora, especialmente cuando tienes números ambiciosos que alcanzar y sientes que no hay más prospectos disponibles en el planeta Tierra. Puedes ayudar a tu equipo a hacer prospección con muchas herramientas excelentes que se dedican exclusivamente a eso, como Outreach, Apollo, o Lusha. También puedes buscar en Google "Sales Engagement Tools". y encontrar muchas opciones para ayudar a tu equipo a automatizar el proceso de prospección y ahorrar tiempo. La mayoría de estas herramientas pueden conectarse fácilmente con tu CRM, por lo que tu equipo no tendrá que duplicar la creación de contactos.

  2. Conexión: si usas HubSpot CRM y Sales Hub, puedes inscribir esos nuevos contactos en secuencias. Las secuencias son correos electrónicos personalizados preconstruidos que le ahorrarán tiempo a tu equipo de ventas mientras se conectan con prospectos. Puedes crear diferentes secuencias de acuerdo con los segmentos de contactos a los que están buscando llegar, por ejemplo: CEOs de empresas que tienen entre 50 y 200 empleados, con desafíos tipo XYZ, que necesitan una solución como la que ofrece tu empresa, y en una industria donde tenemos XYZ como clientes.

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    Imagen: HubSpot Knowledge Base

  3. Calificación: ¿Cómo capacitar a tu equipo de ventas para que analice cuándo un cliente potencial es lo suficientemente bueno como para dedicarle más tiempo? Ofréceles libros de jugadas (playbooks). Los libros de jugadas son geniales para que mientras el vendedor está al teléfono, conversando y tratando de involucrar y ganarse la confianza del cliente potencial, no se olvide de hacer las preguntas importantes. Si usas un CRM como HubSpot puedes incluir un cuestionario tipo BANT o usar las preguntas que sean importantes para tu negocio. Estos libros de jugadas se pueden agregar a etapas específicas del pipeline y completar campos en tu CRM. Si el proceso de calificación va bien, felicidades, ¡ahora tienes una nueva oportunidad en tu pipeline!

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    Imagen: HubSpot Knowledge Base

  4. Presentación: Han conectado y calificado, pero eso fue solo la punta del iceberg. Si tu equipo fue capaz de identificar la necesidad del cliente potencial o el punto débil, probablemente tengan un buen caso para presentar su solución al cliente potencial. Muchas empresas prueban una presentación "estándar" en la que una presentación es buena para todos los prospectos. Puedes darle más efectividad a una presentación, al agregarle un poco de personalización para que tu cliente potencial se sienta valorado e importante. Puedes asegurarte de que la presentación sea general en algunos aspectos, pero permita la personalización de las áreas clave en las que tu solución ayudará a tu cliente potencial con sus desafíos más importantes. Tu equipo puede usar los documentos de HubSpot para dar seguimiento  y entender si el contacto abrió el documento luego del envío y cómo lo está analizando (a qué página le dedica más atención).

  5. Manejar las objeciones: Las objeciones son geniales, significan que alguien te está dando la oportunidad de desafiar su forma de pensar. Si utilizas una propiedad de "Objeciones" en tu CRM y analizas las respuestas, comenzarás a ver patrones comunes. Una vez que identifiques los más comunes, puedes crear libros de jugadas para tu equipo de ventas, de modo que tengan una respuesta a cada objeción y una oportunidad más para avanzar en el trato.

  6. Cierre: ha llegado el momento, solicita la confirmación de la venta, asegúrate de que todos los que deben participar en la aprobación estén informados. Puedes ayudar a tu equipo de ventas a identificar los roles de compra clave que deben aprobar antes de cerrar el trato, para esto tu equipo puede usar las funciones de las cuentas objetivo en Sales Hub (Pro y superior). ¿Cerrado ganado o cerrado perdido?. Si el resultado es cerrado ganado, pues ¡a festejar y avanzar el negocio! Si es cerrado perdido, asegúrate de que el equipo active un flujo de trabajo para volver a interactuar con los contactos cerrados perdidos para comprender si algo ha cambiado desde que dijeron que no.
    ABM Target Accounts HubSpotImagen: HubSpot Knowledge Base

  7. Obtén referencias y reseñas: ¡Felicidades, obtuvieron un nuevo cliente! Ahora, el equipo de posventa debe asegurarse de que el cliente tenga una experiencia positiva para garantizar que tu empresa obtenga referencias y reseñas positivas. Hay diferentes maneras en las que puedes motivar a tus clientes para que dejen comentarios positivos y les remitan nuevos contactos y oportunidades. Si tienes un ciclo de ventas largo y muy personalizado, probablemente dejarán una reseña por la buena relación que (con suerte y mucha dedicación) desarrollaste en el tiempo que compartieron. Si el ciclo de ventas es corto, siempre puedes confiar en las herramientas que brindarán a los clientes un incentivo después de que compartan la referencia o reseña.

Otros beneficios de usar un CRM para la gestión de ventas


  1. Información basada en datos: uso de datos de ventas y análisis para comprender si la estrategia está funcionando, realizar mejoras sobre la marcha, simplificar y mejorar los procesos.
  2. Alineación y colaboración de los equipos: compartir datos con los equipos de ventas y marketing mejorará la experiencia del cliente y permitirá a los equipos desarrollar estrategias más complejas como ABM (Marketing basado en cuentas).
  3. Menos trabajo administrativo: habilita a tu equipo de ventas reduciendo la entrada de datos y automatizando procesos que no necesitan hacerse manualmente.

Las ventas seguirán evolucionando en los próximos años, y más que nunca serán impulsadas por los avances tecnológicos. La mejor manera de mantener la prosperidad de tu empresa es adoptar tecnologías que ayuden a tus equipos a trabajar mejor y también a mantener contentos a tus clientes. Con tantas herramientas que ofrecen la versión freemium, como por ejemplo HubSpot, no hay ninguna razón válida para seguir administrando tus contactos y prospectos con herramientas desconectadas o inadecuadas. Y la buena noticia es que la mayoría de estas tecnologías escalarán junto con tu empresa. Si necesitas ayuda para implementar HubSpot o te gustaría verlo en acción, puedes contactarnos aquí.

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