¿Estás Usando HubSpot al 30% o al 90%?

I. La Promesa de HubSpot vs. la Realidad de la Subutilización

La inversión en una plataforma CRM y de automatización de marketing como HubSpot a menudo se realiza con la visión de transformar las operaciones de negocio, generar leads de manera eficiente y gestionar las relaciones con los clientes de forma integral. Sin embargo, una observación común en el panorama empresarial es que, a pesar de la adquisición de una herramienta tan potente, muchas organizaciones utilizan solo una fracción de su capacidad total. Esta diferencia entre la capacidad de la plataforma y su uso real crea una brecha importante. Las empresas trabajan con un "saber hacer" básico y no aprovechan el verdadero potencial de su inversión en tecnología.

El punto de partida para la mayoría de las empresas al adoptar HubSpot suele ser el uso de funciones esenciales, como el marketing por correo electrónico, la gestión básica de contactos y el seguimiento de oportunidades de venta simples. Estas capacidades fundamentales son, sin duda, cruciales para cualquier operación comercial. Sin embargo, representan apenas la superficie de lo que HubSpot puede ofrecer. La plataforma está diseñada como un ecosistema integral para el cliente, compuesto por diversos "Hubs" interconectados: Marketing, Ventas, Servicio al Cliente, Contenido y Operaciones. La verdadera potencia y el valor transformador de HubSpot se materializan cuando estos Hubs trabajan en conjunto, permitiendo el intercambio fluido de datos, la unificación de procesos y la activación de funcionalidades avanzadas a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente. Cuando las empresas se limitan a las funcionalidades básicas, no solo desaprovechan características individuales, sino que también pierden los beneficios sinérgicos de un sistema completamente integrado, dejando sobre la mesa oportunidades sustanciales de valor y crecimiento.

Desbloquear el potencial completo de HubSpot no es solo una cuestión de eficiencia operativa; se traduce directamente en un crecimiento empresarial cuantificable y un retorno de la inversión (ROI) mejorado. Los datos de HubSpot revelan que las empresas que adoptan su suite integral experimentan un aumento del 129% en la adquisición de leads, cierran un 36% más de negocios y logran una mejora del 37% en las tasas de resolución de tickets de soporte, todo esto en tan solo un año de uso optimizado. Además, la integración de sistemas CRM puede aumentar la productividad de ventas en un 29%. La centralización de datos y la automatización de tareas repetitivas no solo liberan a los equipos para concentrarse en actividades de mayor valor, sino que también proporcionan la visibilidad necesaria para tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa, impulsando la eficiencia y la rentabilidad.

II. Las 5 Áreas Clave para una Autoevaluación Rápida de HubSpot

Para determinar si una empresa está utilizando HubSpot al 30% o al 90% de su capacidad, proponemos una autoevaluación rápida centrada en cinco áreas críticas. Esta metodología está diseñada para ser un diagnóstico de alto nivel, que en solo unos minutos puede revelar dónde se encuentran las mayores oportunidades de mejora y dónde se está perdiendo valor. No se trata de una auditoría técnica exhaustiva, sino de un ejercicio para identificar rápidamente las áreas de potencial sin explotar. (También puedes solicitarnos una auditoría personalizada de tu portal HubSpot).

1. Automatización: ¿Tus procesos trabajan para TI o TÚ para ellos?

En su forma más básica, la automatización en HubSpot a menudo se limita a enviar correos electrónicos de agradecimiento después de un envío de formulario. Si bien esto es un buen comienzo, el verdadero poder de la automatización de HubSpot va mucho más allá.

Las capacidades avanzadas permiten:

• Nutrición de leads sofisticada: Esto incluye campañas de goteo (drip campaigns) y campañas de re-engagement que mantienen a los leads comprometidos con contenido inteligente, adaptado a sus intereses y etapa en el embudo de ventas.
• Calificación y asignación de leads: Implementar un sistema de puntuación de leads (lead scoring) que asigne puntos basados en el comportamiento (visitas al sitio web, aperturas de correos electrónicos, solicitudes de demostración) permite identificar leads de alto valor y asignarlos automáticamente al equipo de ventas adecuado, incluso utilizando reglas de asignación rotativa (round-robin).
• Automatización de etapas de negocio y tareas: Los flujos de trabajo pueden mover automáticamente los negocios a través de las etapas del pipeline basadas en activadores específicos, como envíos de formularios o reservas de reuniones. También pueden generar y asignar tareas automáticamente a los representantes de ventas para asegurar seguimientos oportunos, como enviar una propuesta después de una reunión.
• Onboarding de clientes y encuestas de satisfacción: Automatizar el proceso de bienvenida para nuevos clientes, enviando una serie de correos electrónicos con recursos útiles y asignando un representante de éxito del cliente. Del mismo modo, se pueden automatizar las encuestas de satisfacción post-compra para recopilar información valiosa en el momento óptimo.
• Calidad de datos y limpieza del CRM: Los flujos de trabajo pueden configurarse para limpiar datos automáticamente, fusionar registros duplicados y completar información faltante, asegurando que el CRM sea una fuente de verdad confiable.
• Contenido inteligente (Smart Content): Personalizar el contenido de correos electrónicos y páginas web basándose en el ciclo de vida del contacto o persona, ofreciendo diferentes mensajes u ofertas a leads versus clientes.
• Automatización programable (Programmable Automation): Para casos de uso más complejos y únicos, esta característica permite ejecutar código JavaScript o Python directamente dentro de los flujos de trabajo de HubSpot, posibilitando una automatización altamente personalizada y la integración de datos de terceros.

La automatización avanzada trasciende las funciones de marketing para optimizar operaciones internas y externas, liberando a los equipos de tareas repetitivas y administrativas. Esto permite que los profesionales se centren en actividades estratégicas y de mayor valor.

Las empresas que utilizan herramientas de automatización para gestionar leads reportan un aumento de ingresos del 10% o más en un plazo de 6 a 9 meses.

2. Atribución: ¿SabeS realmente qué impulsa LAS conversiones?

Un uso básico de la atribución en HubSpot podría limitarse a modelos de primer o último toque, que asignan todo el crédito de una conversión a la primera o la última interacción del cliente. Si bien estos modelos ofrecen una visión simplificada, no capturan la complejidad del viaje del cliente moderno.

El potencial no explotado reside en la adopción de modelos de atribución multitouch:

• Modelos de atribución multitouch: HubSpot ofrece varios modelos, incluyendo Lineal (crédito igual a todas las interacciones), Time-Decay (más crédito a interacciones recientes), U-shaped (énfasis en la primera interacción y la creación del lead), W-shaped (énfasis en la primera interacción, creación del lead y creación del negocio), y Full Path (incluye todas las interacciones antes y después de la conversión).
• Análisis de la trayectoria del cliente (customer journey analytics): Esta capacidad, especialmente en las ediciones Enterprise, proporciona información valiosa sobre cómo los clientes interactúan con el negocio en varios puntos de contacto. Permite visualizar rutas de conversión comunes y puntos de abandono en el embudo.
• Atribución de ingresos (revenue attribution): Más allá de las conversiones, la atribución de ingresos permite vincular directamente las actividades de marketing y ventas con los ingresos generados. Esto es fundamental para comprender el verdadero ROI de las campañas y asignar el presupuesto de manera más efectiva.

La implementación de una atribución avanzada permite a las organizaciones comprender la contribución de cada punto de contacto en el viaje del cliente, desde la concientización inicial hasta la conversión final. Esta comprensión profunda es esencial para asignar estratégicamente el presupuesto de marketing y optimizar las campañas para obtener un mayor ROI.

3. Informes (Reporting): ¿Tus datos cuentan una historia clara y accionable?

El uso básico de los informes en HubSpot a menudo se limita a los dashboards predefinidos que muestran métricas generales. Si bien estos son útiles para una visión general, el verdadero valor se obtiene al personalizar y profundizar en los datos.

El potencial no explotado incluye:

• Informes personalizados: El constructor de informes personalizados de HubSpot permite combinar múltiples fuentes de datos (contactos, empresas, negocios, tickets, etc.) y seleccionar entre una variedad de tipos de visualización para crear informes que respondan a preguntas de negocio específicas.
• Análisis de rendimiento: Herramientas como Marketing Analytics, Sales Analytics y Service Analytics proporcionan una visibilidad completa del rendimiento del equipo de marketing, ventas y servicio, incluyendo métricas clave, tasas de conversión y atribución de ingresos.
• Informes de tendencias de satisfacción del cliente: La capacidad de crear y analizar encuestas de NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction) y CES (Customer Effort Score) permite a las empresas comprender la evolución de la satisfacción del cliente a lo largo del tiempo e identificar áreas de mejora.
• Automatización de informes y dashboards: Configurar dashboards para que se envíen automáticamente a los stakeholders a intervalos regulares, asegurando que todos estén informados sin la necesidad de extraer datos manualmente cada vez.
• Datasets: Esta característica del Operations Hub permite curar colecciones de datos fáciles de usar y cálculos avanzados, simplificando la creación de informes complejos y asegurando la coherencia de los datos para el análisis.

La capacidad de generar informes detallados y personalizados es fundamental para la toma de decisiones basada en datos y la identificación proactiva de oportunidades de mejora. Para que los informes sean verdaderamente útiles, es crucial priorizar la calidad de los datos, ya que los informes son tan buenos como los datos en los que se basan.

4. INTEGRACIÓN: ¿Tu HubSpot es un silo o el centro de Tu ecosistema tecnológico?

Un uso básico de HubSpot podría implicar la conexión con el correo electrónico (Gmail/Outlook) y quizás algunas aplicaciones del Marketplace. Sin embargo, la plataforma está diseñada para ser el centro neurálgico del ecosistema tecnológico de una empresa.

El potencial no explotado se encuentra en:

• Sincronización bidireccional de datos (Data Sync): HubSpot ofrece sincronización de datos en tiempo real y bidireccional entre HubSpot y más de 1800 aplicaciones populares, eliminando silos de datos y asegurando que la información del cliente sea consistente en todas las herramientas.
• Integraciones con plataformas de anuncios: Conectar cuentas de Google Ads, Facebook Ads y LinkedIn Ads permite crear audiencias altamente segmentadas basadas en los datos del CRM de HubSpot, así como rastrear y reportar el rendimiento de los anuncios directamente desde la plataforma.
• Herramientas de comunicación y colaboración: Integraciones con herramientas como Slack, Zoom o Aircall permiten programar reuniones, registrar actividades de llamadas y sincronizar notas de reuniones directamente con los registros de HubSpot, mejorando la alineación interna.
• Automatización de datos de terceros: La automatización programable y las extensiones de flujo de trabajo permiten activar acciones en otras aplicaciones o incorporar datos de terceros directamente en los flujos de trabajo de HubSpot, extendiendo la automatización a todo el stack tecnológico.
• Integración con herramientas de contabilidad: La sincronización bidireccional con plataformas como QuickBooks Online permite la creación automática de facturas desde los negocios de HubSpot y el seguimiento del estado de los pagos, agilizando los procesos financieros.

La integración completa elimina los silos de datos, mejora la colaboración entre equipos (marketing, ventas, servicio) y optimiza la eficiencia operativa al reducir la entrada manual de datos y garantizar una visión unificada del cliente. Es relevante destacar que el 72% de los clientes de HubSpot encuentran fácil la integración de datos con la plataforma.

5. Procesos: ¿HubSpot está optimizando Tu flujo de trabajo diario?

Un uso básico de HubSpot podría implicar la gestión manual de contactos y tareas, donde los equipos aún dependen de procesos manuales y hojas de cálculo externas. Sin embargo, HubSpot ofrece herramientas para optimizar y estandarizar los flujos de trabajo en toda la organización.

El potencial no explotado incluye:

• Optimización de la calidad de los datos: Herramientas para la deduplicación, limpieza y estandarización automática de datos, como la "Data Quality Automation" y el "Data Quality Command Center" en Operations Hub, aseguran que la información en el CRM sea precisa y confiable.
• Gestión avanzada de pipelines: Más allá del seguimiento básico, HubSpot permite la creación de pipelines de ventas y sistemas de tickets de servicio personalizables, con la capacidad de asignar tareas, priorizar y visualizar el progreso de manera eficiente.
• Playbooks y guías conversacionales: Esta característica equipa a los equipos de ventas y servicio con guiones, "battlecards" de la competencia y guías de posicionamiento accesibles directamente desde donde gestionan sus interacciones, estandarizando las comunicaciones y mejorando la coherencia.
• Gestión de objetivos y permisos: Establecer objetivos claros y asignar permisos de usuario basados en roles y responsabilidades asegura que cada miembro del equipo tenga acceso a las herramientas adecuadas y contribuya a los objetivos generales de la empresa.
• AI Guided Selling: Esta funcionalidad guía a los vendedores en un espacio de trabajo que destaca leads, negocios, tareas y cuentas objetivo, impulsando la eficiencia con colas inteligentes y resúmenes de acciones diarias.
• Monitoreo proactivo de workflows y limpieza de propiedades: Identificar flujos de trabajo inactivos o con problemas, así como propiedades de datos no utilizadas, permite mantener la plataforma limpia y optimizada, evitando complejidades innecesarias.

La optimización de procesos mediante HubSpot transforma la eficiencia operativa, reduce la carga de trabajo manual y asegura que los equipos se centren en actividades de alto valor que impulsan el crecimiento. La adopción efectiva de la plataforma por parte de los usuarios es un factor crítico para el éxito, ya que incluso la mejor tecnología es ineficaz si no se utiliza correctamente.

III. ¿Dónde se encuentra tu empresa? Un Test de 5 Minutos

Para realizar esta autoevaluación rápida, y pensada para los usuarios que utilizan la plataforma completa de HubSpot con todos sus módulos (Marketing, Sales, Content, Operations, Service), considera las siguientes preguntas para cada una de las cinco áreas clave. Responde honestamente si tu empresa "Raramente", "A veces" o "A menudo" aplica estas prácticas en HubSpot.

• ¿Tu HubSpot automatiza la nutrición de leads con secuencias de correos electrónicos personalizadas más allá de un simple "gracias"?
• ¿Utilizas la puntuación de leads (lead scoring) para calificar automáticamente los leads y asignarlos al equipo de ventas?
• ¿Los flujos de trabajo de HubSpot automatizan la progresión de tus negocios a través de las etapas de venta?
• ¿Has automatizado el proceso de onboarding de nuevos clientes o el envío de encuestas de satisfacción?
• ¿HubSpot realiza la limpieza y deduplicación automática de datos en su CRM?

• ¿Tu empresa utiliza modelos de atribución multitouch (ej. Lineal, U-shaped, W-shaped) para entender el viaje completo del cliente?
• ¿Puedes ver y analizar la trayectoria completa de tus clientes desde el primer contacto hasta la conversión final dentro de HubSpot?
• ¿Tus informes de atribución vinculan directamente los ingresos con las campañas de marketing y ventas específicas?

• ¿Creas informes personalizados en HubSpot que combinan datos de marketing, ventas y servicio al cliente?
• ¿Analizas regularmente las tendencias de satisfacción del cliente (NPS, CSAT) directamente en HubSpot?
• ¿Tus dashboards de HubSpot se envían automáticamente a los stakeholders relevantes con datos actualizados?
• ¿Utilizas "Datasets" para curar y analizar datos complejos para sus informes?

• ¿HubSpot está bidireccionalmente sincronizado con tus otras herramientas críticas (ej. ERP, contabilidad, herramientas de comunicación) más allá de Gmail/Outlook?
• ¿Utilizas las integraciones de HubSpot con plataformas de anuncios (Google, Facebook, LinkedIn) para crear audiencias segmentadas y realizar un seguimiento detallado?
• ¿Tus flujos de trabajo de HubSpot activan acciones o extraen datos de otras aplicaciones externas?

• ¿HubSpot te ayuda a mantener la calidad de tus datos (sin duplicados, información completa) de forma proactiva?
• ¿Tu equipo de ventas utiliza "Playbooks" o guías conversacionales estandarizadas dentro de HubSpot?
• ¿HubSpot guía a tus vendedores con "AI Guided Selling" para priorizar leads y tareas diarias?
• ¿Has definido y gestionado roles y permisos de usuario en HubSpot para asegurar que cada miembro del equipo tenga acceso adecuado y utilice la plataforma de manera óptima?

Interpretación de Resultados:

• Mayormente "Raramente" (30% de uso): Si la mayoría de tus respuestas son "Raramente", tu empresa está utilizando HubSpot de manera muy básica, perdiendo una cantidad significativa de automatización, visibilidad y eficiencia. Existe un enorme potencial sin explotar que podrían transformar sus operaciones y resultados.
• Mezcla de "Raramente" y "A veces" (50-70% de uso): Si tus respuestas son una mezcla, tu empresa ha comenzado a explorar las capacidades más avanzadas de HubSpot, pero aún hay áreas críticas donde se podría mejorar sustancialmente. Es un buen punto de partida para optimizar y escalar.
• Mayormente "A menudo" (90% de uso): Si la mayoría de tus respuestas son "A menudo", tu empresa está aprovechando HubSpot de manera muy efectiva. Esto indica una fuerte alineación entre tus procesos de negocio y las capacidades de la plataforma. Sin embargo, siempre hay espacio para la mejora continua y la adaptación a las nuevas características que HubSpot lanza constantemente.

IV. De la Evaluación a la Acción

HubSpot es una plataforma robusta y en constante evolución, diseñada para ser un motor de crecimiento integral para las empresas. Sin embargo, como se ha explorado, su verdadero poder a menudo permanece latente, con muchas organizaciones utilizando solo un porcentaje mínimo de sus capacidades. Identificar esta subutilización no es una crítica, sino el primer paso crucial para desbloquear un potencial de crecimiento significativo y maximizar el retorno de la inversión.

La autoevaluación rápida en áreas clave como la automatización, la atribución, los informes, la integración y la optimización de procesos puede servir como un catalizador. Permite a las empresas visualizar la brecha entre su uso actual y las vastas posibilidades que ofrece HubSpot, generando una comprensión clara de la necesidad de ir más allá del uso básico de correos electrónicos y CRM.

Para aquellas organizaciones que, tras esta reflexión, sienten que están operando al 30% o incluso al 70% de la capacidad de HubSpot, surge una oportunidad invaluable. ¿Deseas saber con precisión en qué punto se encuentra tu empresa y, lo que es más importante, cómo puedes cerrar esa brecha para alcanzar el 90% o más de utilización?

Ofrecemos una auditoría personalizada de HubSpot. Esta auditoría no tiene compromiso y está diseñada para proporcionar un análisis personalizado de su implementación actual. Un equipo de expertos revisará sus configuraciones, flujos de trabajo y uso de funciones clave, identificando áreas específicas de subutilización y oportunidades de mejora. El resultado será una hoja de ruta clara y accionable para optimizar tu plataforma, mejorar la eficiencia operativa y, en última instancia, impulsar un crecimiento empresarial sostenible.

No dejes que tu inversión en HubSpot se quede a medio camino. Es el momento de transformar tu plataforma de una herramienta básica a un motor de crecimiento integral.

Fuentes consultadas

1. G2.
2. HubSpot Product & Services Catalog
3. Case Studies | HubSpot
4. Hubspot Base de Conocimientos